Sistemas de Información: “Es el Conjunto de métodos, herramientas y actividades que actúan coordinada y sistemáticamente para recolectar, almacenar, validar, actualizar, manipular, integrar, analizar, extraer, y desplegar información, tanto gráfica como descriptiva de los elementos considerados, con el fin de satisfacer múltiples propósitos ”.
(IGAC. Conceptos Básicos sobre Sistemas de Información Geográfica y aplicaciones en Latinoamérica, 1995 )

PARA SOLUCIONAR LOS PROBLEMAS DE LA ORGANIZACIÓN SE REQUIERE:

• CREATIVIDAD e IMAGINACIÓN para la solución de un problema en cualquier organización, hace la diferencia.

• Conocer el entorno político y económico que afecta la organización.

• Apoyo en tecnología acorde con la necesidades de la organización.

• Es importante tener claro el tiempo. Por cuanto los sistemas de información deben estar acordes con las necesidades en este tema. Ejemplo: área de tesorería, debe tener la información al segundo del comportamiento de la tasa de cambio o de una acción para tomar la decisión de comprar o vender.

IMPORTANCIA SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS

El uso efectivo y eficiente de las tecnologías de información y comunicación permite:

• Mantener la ventaja competitiva de las organizaciones y para brindar un excelente servicio

• Soportar la gestión de los procesos en todos los niveles- operativo, táctico y de gestión estratégica y en consecuencia son vitales para la solución y análisis de problemas y su respectiva toma de decisiones

“La importancia de los sistemas y tecnologías de información para las organizaciones y la necesidad de profesionales adecuadamente educados en este campo, son la base de un vinculo fuerte entre los programas educativos y la comunidad de práctica de los profesionales de los sistemas de información “.
(Mawhinney, Morrell, and Morris, 1994; Trauth, Farwell, and Lee, 1993).

DEFINICION Y ESTRUCTURA DE UN SIG

Un sistema integrado usuario–máquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la máquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computación y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el análisis, la planificación, el control y la toma de decisiones, además de bases de datos.

PLANIFICACION Y CONTROL

Todas las funciones gerenciales; Planificación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Los Sistemas de Información Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificación y el Control. El valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos:

• Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.

• Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

• Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.

• Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

Un dato importante sobre SIG

Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos de acción. Los SIG actualmente son conocidos como Business intelligent (Inteligencia de negocios),esto es debido a que influyen a la toma de decisiones.
Los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicación e información son de gran valor en las organizaciones o empresas, por que representan poder .

¿Por qué es necesario un sistema de información gerencial para una organización? Las razones pueden ser muchas, pero pueden resumirse en estas:

• Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización, se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

• Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil (redundancia), pues ésta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.

• Relevancia: Reducción de costos.

Factores que determinan su desempeño

Si se habla de una institución que no tiene los recursos humanos con experiencia en sistemas de información gerencial que desea organizar o mejorar su SIG, es, la manera cómo funciona y qué se requiere para mejorarlo.

Sistemas de Información Gerencial en las PyMEs

En gran parte de las pequeñas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporación a proyectos de Sistemas de Información Gerencial (SIG), como síntomas o pruebas de ello tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran parte a la tendencia cultural de las organizaciones), una inadecuada utilización de las tecnologías y conocimientos, propiciando pérdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organización. Gran número de empresas carece de ventajas para tener una mayor accesibilidad a las tecnologías, y desarrollar un SIG, debido a varias razones como: costos elevados, carencia de recursos, falta de acceso a la información, etc.; además las PyMEs tienen que responder al mercado en forma rápida y creativa siendo difícil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo. En un ambiente de evolución tecnológica, el reto es lograr que la mayoría de los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e innovación en su trabajo cotidiano. Por ello las Tecnologías de Información forman un factor determinante para dar lugar al crecimiento tanto de las PyMEs como de cualquier empresa.

Pasos para analizar un SIG

1. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de prestación de servicios.
2. Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza.
3. Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse.
4. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.
5. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores
6. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
7. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
8. Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué observar, qué verificar.

Una estructura piramidal de los SIG

La parte inferior de la pirámide esta comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.
El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.
El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planificación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.
El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planificación estratégica y la definición de políticas de los niveles más altos de la administración.

Estos sistemas son el resultado de interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos -colectivamente llamados sistemas de informacion - orientados a solucionar problemas empresariales. Los SIG o MIS (también denominados así por sus siglas en ingles Management Information System) se diferencian de los sistemas de información comunes en que para analizar la información utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organización. Académicamente, el término es comúnmente utilizado para referirse al conjunto de los métodos de gestión de la información vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de decisiones (por ejemplo: sistemas de apoyo a la decisión , sistemas expertos )

El conocimiento y la apropiación de los avances tecnológicos constituyen un elemento estratégico para el éxito de las organizaciones. Los avances en las tecnologías de información permiten obtener y administrar adecuadamente la información, suministrando una herramienta importante para la gestión y la operación de la empresa, y ofreciendo mayores posibilidades para afirmar una posición exitosa en el altamente competitivo mundo contemporáneo.
El estudio de las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TICs) involucra el análisis y el conocimiento de los aspectos y problemas técnicos, humanos y organizacionales, enfocados al manejo y la solución de las necesidades específicas de las organizaciones.


Un sistema de información (SI) es un conjunto organizado de elementos, los cuales formarán parte de alguna de las siguientes categorías:• Personas .• Datos .• Actividades o técnicas de trabajo.• Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).Todo ese conjunto de elementos interactúan entre si para procesar los datos y la información (incluyendo procesos manuales y automáticos) y distribuirla de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos. Normalmente el término es usado de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, estos son el campo de estudio de la tecnología de la información (IT), y aunque puedan formar parte de un sistema de información (como recurso material), por sí solos no se pueden considerar como sistemas de información, este concepto es más amplio que el de sistema de información informático, este tipo de sistemas son:• Un medio implementado tecnológicamente para grabar, almacenar y distribuir expresiones lingüísticas,• así como para extraer conclusiones a partir de dichas expresiones.


YULY BORDA
SANDRA SALAZAR
LEYLA BIBIANA BONILLA